Как организовать почтовое обслуживание и зачем и кому оно нужно?

Почтовое обслуживание компании – это комплекс услуг по получению, хранению и доставке почтовой корреспонденции на фактический адрес этой компании.

Эти услуги просто необходимы тем предприятиям, у которых фактический адрес не совпадает с юридическим, что встречается в наши дни нередко.

Зачем нужно почтовое обслуживание

Самая главная причина необходимости почтового обслуживания – обеспечение постоянной связи компании с государственными структурами и вашими контрагентами.

Некоторые контрагенты могут использовать адрес для отправки корреспонденции, указанный в регистрационных документах. Хотя с ними можно договориться, написав письмо о просьбе высылать всю корреспонденцию по фактическому адресу.

А вот с налоговыми и другими госорганами договориться не удастся – законом предусмотрено, что по вашему юридическому адресу должен находиться постоянно действующий исполнительный орган. Поэтому всю документацию госорганы будут направлять на этот адрес.

Подробнее об этих документах:

1.     Налоговая инспекция может устроить проверку достоверности юридического адреса, направив письмо. Если проверку не пройдете, и письмо вернется, то вам будут предъявлены:

·       штраф в размере 5000 рублей за предоставление недостоверных сведений

·       требование поменять ваш текущий адрес на фактический адрес

2.     Есть ряд документов, которые ИФНС высылает на юридический адрес налогоплательщика. Такие документы считаются полученными по истечению 6-ти дней с момента отправки:

·       Требования об уплате налогов и сборов

·       Решения о взыскании налогов и сборов

·       Акты об обнаружении фактов, свидетельствующих о совершении налогового правонарушения

·       Решения о привлечении к ответственности за налоговое правонарушение

·       Требования о предоставлении документов для налоговой проверки

·       Акты налоговых проверок

Важный нюанс: с того дня, как документ будет считаться полученным, начнет отсчитываться срок, в течение которого можно обжаловать эти решения.

Таким образом, не имея возможности получать такие документы, компания создает себе дополнительные риски серьезного характера.

3.     Если на компанию подают в суд, то судебное извещение также высылается на юридический адрес. Не получив такое важное письмо во время, компания может лишиться возможности защитить себя в суде.

Как организовать почтовое обслуживание
Услуги почтового обслуживания юридического адреса по обыкновению предоставляются собственником арендуемого помещения, либо организацией, у которой был приобретен юридический адрес. Компания-арендодатель адреса обычно оказывает весь спектр почтово-секретарского обслуживания, и за небольшую ежемесячную плату ответственные лица вашей организации своевременно будут получать в руки всю входящую корреспонденцию, отправленную на ваш юридический адрес.
Как самостоятельно организовать почтовое обслуживание

Есть вариант самостоятельной организации почтового обслуживания юридического адреса.

Для этого вам нужно будет прийти в почтовое отделение и написать одно заявление на выбор:

·       На получение всей входящей корреспонденции в отделение Почты России

либо

·       На переадресацию Почтой России всех входящих писем на ваш фактический адрес

В первом случае существенным недостатком является то, что почтовое отделение регулярно придется посещать директору или доверенному лицу.

Минус второго случая: существенно увеличивается срок получения корреспонденции. Помните, что у ИФНС часики начинают тикать со дня, когда сама налоговая отправила письмо.

Именно поэтому многие организации выбирают первый путь – заключение договора на почтовое обслуживание с организацией, предоставляющей ей юридический адрес или помещение в аренду.