Как организовать почтовое обслуживание и зачем и кому оно нужно?

Почтовое обслуживание компании – это комплекс услуг по получению, хранению и доставке почтовой корреспонденции на фактический адрес этой компании.

Эти услуги просто необходимы тем предприятиям, у которых фактический адрес не совпадает с юридическим, что встречается в наши дни нередко.

Услуга		Стоимость		Срок обслуживания
Почтовое обслуживание компании		1 000 руб.		1 месяц	Заказать

Зачем нужно почтовое обслуживание

Самая главная причина необходимости почтового обслуживания – обеспечение постоянной связи компании с государственными структурами и вашими контрагентами.

Некоторые контрагенты могут использовать адрес для отправки корреспонденции, указанный в регистрационных документах. Хотя с ними можно договориться, написав письмо о просьбе высылать всю корреспонденцию по фактическому адресу.

А вот с налоговыми и другими госорганами договориться не удастся – законом предусмотрено, что по вашему юридическому адресу должен находиться постоянно действующий исполнительный орган. Поэтому всю документацию госорганы будут направлять на этот адрес.

Чем грозит не полученное письмо от налоговой

Налоговая инспекция может устроить проверку достоверности юридического адреса, направив письмо. Если проверку не пройдете, и письмо вернется, то вам будут предъявлены:

• штраф в размере 5000 рублей за предоставление недостоверных сведений

• требование поменять ваш текущий адрес на фактический адрес

Какие документы отправляет налоговая и другие ведомства

Есть ряд документов, которые ИФНС высылает на юридический адрес налогоплательщика. Такие документы считаются полученными по истечению 6-ти дней с момента отправки:

• Требования об уплате налогов и сборов

• Решения о взыскании налогов и сборов

• Акты об обнаружении фактов, свидетельствующих о совершении налогового правонарушения

• Решения о привлечении к ответственности за налоговое правонарушение

• Требования о предоставлении документов для налоговой проверки

• Акты налоговых проверок

Важный нюанс: с того дня, как документ будет считаться полученным, начнет отсчитываться срок, в течение которого можно обжаловать эти решения.

Таким образом, не имея возможности получать такие документы, компания создает себе дополнительные риски серьезного характера.

• Если на компанию подают в суд, то судебное извещение также высылается на юридический адрес. Не получив такое важное письмо во время, компания может лишиться возможности защитить себя в суде.

Как организовать почтовое обслуживание

Услуги почтового обслуживания юридического адреса по обыкновению предоставляются собственником арендуемого помещения, либо организацией, у которой был приобретен юридический адрес. Компания-арендодатель адреса обычно оказывает весь спектр почтово-секретарского обслуживания, и за небольшую ежемесячную плату ответственные лица вашей организации своевременно будут получать в руки всю входящую корреспонденцию, отправленную на ваш юридический адрес.

Как самостоятельно организовать почтовое обслуживание

Есть вариант самостоятельной организации почтового обслуживания юридического адреса.

Для этого вам нужно будет прийти в почтовое отделение и написать одно заявление на выбор:

1. На получение всей входящей корреспонденции в отделение Почты России.

2. На переадресацию Почтой России всех входящих писем на ваш фактический адрес.

Недостатки самостоятельной организации процесса

В первом случае существенным недостатком является то, что почтовое отделение регулярно придется посещать директору или доверенному лицу.

Минус второго случая: существенно увеличивается срок получения корреспонденции. Помните, что у ИФНС часики начинают тикать со дня, когда сама налоговая отправила письмо.

Именно поэтому многие организации выбирают первый путь – заключение договора на почтовое обслуживание с организацией, предоставляющей ей юридический адрес или помещение в аренду.